Projektmanagerin / Projektmanager (d/w/m) Transition und Organisationsaufbau NUM GmbH

Allgemeine Qualifikationen und Stellenbeschreibung

Arbeiten an der Charité Die NUM-Koordinierungsstelle ist der organisatorische Kern des Netzwerks Universitätsmedizin (NUM). Das NUM ist ein bundesweit ausgerichtetes Netzwerk der 37 deutschen Universitätsklinika mit hoher Sichtbarkeit in der biomedizinischen Forschungslandschaft. Koordiniert wird dieses Netzwerk derzeit durch die Charité – Universitätsmedizin . Sie hat die Gesamtprojektleitung inne und ist Sitz der Koordinierungsstelle des NUM.  Bis voraussichtlich •••••wird das NUM weiterhin durch die Charité koordiniert. Parallel wird der Aufbau und die Überführung in eine eigenständige, institutionell geförderte Organisationsstruktur (GmbH) vorbereitet. Damit verbunden ist ein umfassender Transitionsprozess, der rechtliche, organisatorische, personelle, finanzielle, technische und administrative Fragestellungen umfasst.  Für die Steuerung dieses Übergangs suchen wir eine erfahrene Projektmanagerin / einen erfahrenen Projektmanager, die/der die Koordinierungsstelle bei der Planung, Strukturierung und Umsetzung der Transition unterstützt. Die Stelle ist im Bereich Organisationsentwicklung und Personalentwicklung angesiedelt und arbeitet eng mit der Leitung der Koordinierungsstelle, den fachlichen Verantwortlichen der Transformationsstränge sowie externen und internen Stakeholdern zusammen. Nach Abschluss der Transitionsphase sollen die weiteren Aufgaben gemeinsam definiert werden. Denkbar ist insbesondere die Unterstützung der Koordinierungsstelle beim Aufbau und der Weiterentwicklung professioneller Projektmanagementstrukturen, Schulung / Weiterbildung der Mitarbeitenden bzgl. Projektmanagementfähigkeiten sowie bei bereichsübergreifenden strategischen und organisatorischen Projekten.  Die Stelle im Überblick Sie übernehmen eine zentrale Rolle im Projektmanagement der Überführung des NUM in die neue Organisationsstruktur. Dazu gehören insbesondere:  - Steuerung und Koordination bereichsübergreifender Arbeitspakete im Rahmen der Transition in die NUM GmbH - Aufbau, Pflege und Nachverfolgung von Projektplänen, Meilensteinen, Abhängigkeiten, Risiken und offenen Entscheidungen - Strukturierung komplexer Sachverhalte in entscheidungsfähige Unterlagen, Statusübersichten, To-do-Listen und Abstimmungsformate - Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Projektterminen, Jour fixes, Workshops und Entscheidungsterminen - Koordination der Schnittstellen zwischen den beteiligten Strängen, insbesondere Personal, IT, Finance & Controlling, Einkauf & Vergabe, Compliance, Recht und Kommunikation - Unterstützung bei der Vorbereitung von Entscheidungsunterlagen, Gremienvorlagen, Präsentationen und Management-Updates - Nachhalten von Verantwortlichkeiten, Fristen und Klärungsbedarfen sowie aktives Eskalieren von Risiken und Blockern - Unterstützung beim Aufbau einheitlicher Projektmanagementstandards, Vorlagen und Routinen - Mitwirkung an der organisatorischen Weiterentwicklung der Koordinierungsstelle, insbesondere mit Blick auf Rollen, Prozesse, Zusammenarbeit und Projektmanagementfähigkeit - perspektivisch Unterstützung weiterer strategischer, organisatorischer und fachlicher Projekte innerhalb der Koordinierungsstelle  Danach suchen wir Sie verfügen über ein abgeschlossenes wissenschaftliches Hochschulstudium (Master), vorzugsweise in einem für die Aufgabe relevanten Bereich wie Verwaltungs-, Wirtschafts-, Sozial-, Politik-, Gesundheits-, Organisations- oder Kommunikationswissenschaften oder über eine vergleichbare Qualifikation.  Darüber hinaus bringen Sie mit:  - Mehrjährige Erfahrung im Projektmanagement komplexer Organisations-, Transformations- oder Aufbauprojekte - Fundierte methodische Kenntnisse im Projektmanagement, z. B. durch einschlägige Weiterbildung, Zertifizierung oder praktische Anwendung klassischer, agiler oder hybrider Projektmanagementmethoden, sowie die Fähigkeit, diese pragmatisch an die Anforderungen eines komplexen Organisationsaufbaus anzupassen - Sehr gute Fähigkeit, unklare, dynamische und vielschichtige Sachverhalte zu strukturieren und in handhabbare Arbeitspakete zu übersetzen - Erfahrung in der Steuerung bereichsübergreifender Projekte mit vielen Beteiligten, Abhängigkeiten und Entscheidungsbedarfen - Sicherer Umgang mit Projektplänen, Statusberichten, Entscheidungsunterlagen, Präsentationen und Management-Kommunikation - Ausgeprägte Organisations-, Kommunikations- und Moderationsfähigkeit - Hohe Eigenständigkeit, Verlässlichkeit und Umsetzungsorientierung  - Fähigkeit, sowohl strategisch-konzeptionell als auch operativ-pragmatisch zu arbeiten - Sehr gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit und die Fähigkeit, komplexe Inhalte klar, präzise und adressatengerecht aufzubereiten - Interesse und Fähigkeit, sich in neue Themenbereiche einzuarbeiten - Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift Von Vorteil sind außerdem:  - Erfahrung im Wissenschafts-, Forschungs-, Gesundheits-, Hochschul- oder öffentlichen Sektor - Kenntnisse institutioneller Förderlogiken, öffentlicher Verwaltung oder gemeinnütziger Organisationen  - Erfahrung in Organisationsentwicklung, Personalentwicklung, Change Management oder Prozessentwicklung - Erfahrung mit Aufbau-, Ausgründungs-, Reorganisations- oder Transitionsprojekten - Sicherer Umgang mit digitalen Kollaborations- und Projektmanagementtools  Das bringt die Charité mit - eine verantwortungsvolle Aufgabe in einem bundesweit sichtbaren Netzwerk der Universitätsmedizin - die Möglichkeit, den Aufbau einer neuen Organisation aktiv mitzugestalten - eine zentrale Rolle in einem anspruchsvollen Transitionsprojekt mit hoher strategischer Relevanz  - enge Zusammenarbeit mit Leitung, Fachverantwortlichen und externen Partnern - ein vielseitiges Arbeitsumfeld an der Schnittstelle von Wissenschaft, Organisation, Verwaltung und Gesundheitssystem - die Möglichkeit, Projektmanagementstrukturen in einer wachsenden Organisation nachhaltig mit aufzubauen - flexible Arbeitsbedingungen im Rahmen der geltenden Regelungen - Vergütung nach TVöD VKA-K unter Berücksichtigung der persönlichen Voraussetzungen