Teamassistenz für den Verwaltungsbereich (m/w/d)

Allgemeine Qualifikationen und Stellenbeschreibung

Die Max-Planck-Forschungsstelle für die „Wissenschaft der Pathogene unter der Leitung von Prof. Emmanuelle Charpentier ist ein internationales Forschungsinstitut der Max-Planck-Gesellschaft (MPG) mit Sitz in . Das Institut (#40 Mitarbeiter) wurde 2018 mit dem Ziel gegründet, die Grundlagenforschung zu Krankheitserregern (Bakterien und Viren), die menschliche Krankheiten verursachen, zu stärken. Die Verwaltung der Forschungsstellte besteht aus 3 Mitarbeiter\*innen für die Bereiche Buchhaltung, Einkauf und Personal, die direkt mit der Direktorin zusammen arbeiten. Weitere Informationen finden Sie unter https://www.mpusp.mpg.de/16543/team-administration Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine **Teamassistenz für den Verwaltungsbereich (m/w/d) ** (Teilzeit 20 Stunden, zunächst befristet auf 2 Jahre) **Ihre Aufgaben:** - Sie unterstützen die Verwaltungsbereiche Buchhaltung, Einkauf und Personal in folgenden Themenbereichen - Sekretariatsaufgaben (Übersetzungen für alle Verwaltungsbereiche deutsch/englisch in Wort und Schrift, Erstellung und Überprüfung von Formularen, Versendung von Briefen und Paketen, Terminvergabe fürbetriebsärztliche Untersuchungen) - Travelmanagement (Vorbereitung von Dienstreisen, Buchung von Reisemitteln, Erstellung von Übersichten) - Rechnungsbearbeitung (Bearbeitung von Lieferscheinen, Mitwirkung bei der digitalen Rechnungsbearbeitung, Bearbeitung von Reklamationen) - Anlageninventur (Unterstützung bei wiederkehrenden Arbeiten, Überprüfung der Inventurlisten, Erfassung von Geschäftszimmerausstattungen) - Veranstaltungen (Mitwirkung bei der Veranstaltungsplanung intern und extern, Organisation von Bewirtungen) - International Office (Unterstützung der ausländischen Beschäftigten bei der Beantragung von Aufenthaltstiteln, Unterstützung bei Behörden) **Ihr Profil** - Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation - Einschlägige Berufserfahrung von Vorteil - Sichere Kenntnisse und Erfahrungen mit Softwareanwendungen (MS Office) und SAP R/3 sind erwünscht - Sehr gute Deutschkenntnisse und Englischkenntnisse (C1/C2) in Wort und Schrift - Strukturierte, präzise und selbständige Arbeitsweise sowie die Bereitschaft an Fortbildungen teilzunehmen, Bereitschaft zur Übernahme projektbezogener Aufgaben im Verwaltungsteam - Ein hohes Maß an Selbstständigkeit, Kommunikationsfähigkeit und Zuverlässigkeit werden vorausgesetzt - Wünschenswert sind Multitaskingfähigkeiten, Organisationstalent und Teamfähigkeit für die Zusammenarbeit mit allen drei Verwaltungsbereichen **Wir bieten** - Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem internationalen Umfeld - Regelmäßige Fortbildungsmöglichkeiten innerhalb und außerhalb der Max-Planck-Gesellschaft - Bezahlung nach TVöD-Bund mit allen üblichen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes, wie z.B. eine Altersvorsorge (VBL) und eine Jahressonderzahlung - Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeitmodelle (Gleitzeit) - Sehr gute Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel, Jobticket (Vergünstigung im Verkehrsverbund -Brandenburg) sowie Arbeitgeberzuschuss zum Jobticket - Unterstützung bei der Suche nach Kinder- und Angehörigenbetreuung (durch eine externe Einrichtung) Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Bitte bewerben Sie sich bis zum 15.04.2026 **ausschließlich** online über unser Bewerbungsportal unter folgendem Link: **https://recruitingapp-5461.de.umantis.com/Vacancies/324/Application/CheckLogin/31?lang=gerger** Auf dieser Website können Sie Ihre Dokumente (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) als PDF hochladen.