Reisebüromitarbeiter/in

General Qualifications and Job Description

für die organisatorische und administrative Betreuung unserer Schul-Skireisen in Österreich. Ihre Aufgaben Sie unterstützen die operative Planung und Organisation der Reisen unserer Schulgruppen nach Österreich und arbeiten dabei eng mit dem österreichischen Operations & Contracts Manager sowie den Teams in Großbritannien zusammen. Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere: * Administration und Organisation * Planung und Koordination der organisatorischen Abläufe für Schulgruppen vor deren Anreise nach Österreich * Abstimmung besonderer Wünsche und Anforderungen mit den Teams in Großbritannien und den jeweiligen Partnerbetrieben * Kommunikation mit deutschsprachigen Partnern wie Hotels, Skischulen, Bergbahnen, Skiverleihern, Transportunternehmen und Freizeitanbietern * Planung und Koordination von Abend- und Freizeitaktivitäten wie Bowling, Eislaufen oder anderen Après-Ski-Angeboten * Bearbeitung von Buchungsänderungen sowie Kontrolle von Reservierungen und Bestätigungen * Weitergabe von Sonderwünschen, Ernährungsanforderungen und gruppenspezifischen Informationen * Erstellung und Koordination von Zimmer- und Gruppenbelegungsplänen * Unterstützung bei der Umsetzung und Koordination von Gesundheits- und Sicherheitsstandards Recruiting und Betreuung unserer Ski Representatives * Unterstützung bei der Suche und Auswahl saisonaler Ski Representatives * Mitarbeit bei Schulung und Onboarding der Mitarbeiter_innen * Koordination der Einsatzorte in den österreichischen Skigebieten * Vorbereitung und administrative Abwicklung der entsprechenden Verträge * Organisation von Transport, Unterkunft und Skiausrüstung * Verwaltung und Kontrolle des Uniformbestandes * Laufende Abstimmung mit dem Operations & Contracts Manager * Finanzadministration * Verwaltung, Kontrolle und Abrechnung von Bargeldvorschüssen für Ski Representatives * Bearbeitung und Kontrolle wöchentlicher Spesenabrechnungen * Prüfung von Rechnungen und Anzahlungen österreichischer bzw. internationaler Partnerbetriebe * Abgleich von Rechnungen mit vereinbarten Preisen, Buchungen und Zahlungsterminen * Klärung allfälliger Abweichungen * Unterstützung bei saisonalen Abschluss- und Abstimmungsarbeiten gemeinsam mit dem Finance-Team in Großbritannien Ihr Profil Sie bringen idealerweise mit: * sehr gute organisatorische und administrative Fähigkeiten * ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartnern * selbstständige, strukturierte und genaue Arbeitsweise * Erfahrung im Tourismus bzw. mit Abläufen in Ferien- oder Skigebieten von Vorteil * Kenntnisse österreichischer Skigebiete von Vorteil * Interesse an Ski- und Wintersport * gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift * gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift * positive, flexible und geduldige Arbeitsweise * Fähigkeit, auch bei wechselnden Prioritäten und unter Zeitdruck organisiert und ruhig zu arbeiten * gutes Zahlenverständnis und wirtschaftliches Denken * sehr gute Anwenderkenntnisse in Microsoft Word, Excel und Outlook Wir bieten * abwechslungsreiche Tätigkeit in einem internationalen Tourismusunternehmen * Arbeitsplatz in * hybrides Arbeiten mit einer Kombination aus Büro und Homeoffice * großzügige Urlaubsregelung während der Sommersaison * jährliches Bonussystem * internationales Anerkennungs- und Prämienprogramm * Zugang zu umfangreichen Online-Lernangeboten * interne Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten Weitere Informationen: ••••• Linkedin: ••••• Suzanne Smylie Austria Operations and Contracts Manager t. •••••e. •••••@•••••